Tips voor het verwerken van je mails #slimwerken

Hoe jij je werk het beste kunt organiseren is heel persoonlijk; wat voor de ene persoon goed werkt, kan voor iemand anders helemaal niet goed werken. Kijk bij onderstaande tips dan ook welke je aanspreken, experimenteer ermee en besluit dan of je ze wil opnemen in je werkleven.

Tips voor het verwerken van je mails:

• Zet pop-up meldingen van nieuwe e-mails uit! En laat Outlook gesloten zolang je niet je mail gaat verwerken.
• Open je mailbox alleen als je ook tijd en gelegenheid hebt om de nieuw binnengekomen mails te verwerken. Mail verwerken is geen tussendoortje. Vergelijk het met je brievenbus bij je voordeur; je bivakkeert ook niet voortdurend op je deurmatje wachtend op de postbode en daar loop je ook niet steeds tussendoor naar toe.
• Hou je ‘Postvak In’ exclusief voor nieuwe mails; op deze manier hoef je je niet steeds af te vragen of je al iets gedaan had met de mails die er staan en hoef je niet steeds naar beneden te scrollen als je een mail terugzoekt.
• Het verwerken van je binnengekomen mails doe je met de M.I.N.I.-vraag: Moet Ik hier Nu Iets mee (eigenlijk 4 vragen)? En wat als je het antwoord niet weet? Weersta dan je impuls om door te gaan naar een andere mail en blijf met je aandacht bij deze mail totdat je antwoord kunt geven op de M.I.N.I.-vraag.

• Acties die je direct (binnen enkele minuten) kunt afhandelen, doe je ook direct tijdens je mailverwerkingsmoment. Daarna verwijder je de mail of sleep je deze naar een archiefmapje.
• Cluster mails die een bepaalde activiteit van je vragen, bijvoorbeeld ‘nakijken’ of ‘declaraties afhandelen’: sleep ze naar een mailmapje met een passende naam (inclusief werkwoord) en plan in je agenda een moment om deze activiteit uit te voeren.
• Ontvang je veel mails die iets langer duren dan enkele minuten, dan kun je deze clusteren in een mailmapje ‘Kleine acties’. Plan in je agenda wekelijks een (half) uurtje om deze kleine acties achter elkaar uit te voeren. Of gebruik hier de tijd tussen twee lessen voor.
• Als een mail tot een grote activiteit leidt, geeft deze dan ook een plek in je agenda. Omschrijf je eerstvolgende activiteit zo concreet mogelijk, gebruik een werkwoord en bepaal hoeveel tijd je eraan wilt/kunt/moet besteden.
• Moet je vaker een zelfde mail typen? Selecteer de betreffende tekst in een mail, open Invoegen/Snelonderdelen en maak dit snelonderdeel aan. In een volgende mail kun je via Invoegen/Snelonderdelen de gewenste tekst selecteren. Een andere mogelijkheid om korte antwoorden niet steeds opnieuw te typen, is om verschillende handtekeningen aan te maken en hiertussen te wisselen (Windows: via rechtermuisknop als je op je handtekening staat).
• Meld je af voor nieuwsbrieven die eigenlijk nooit (meer) interessant zijn of waarvan je weet dat de aanbieder een overzichtelijke website heeft waar je de informatie kunt ophalen als je deze nodig hebt, bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van onderwijs. Ga van push (informatie komt tot je) naar pull (je haalt die informatie die op dat moment relevant voor je is).

 

Deze slimme tips zijn verzameld door Ester Foppen, zij is een professional organizer binnen Zuyd. Je kunt met haar een afspraak maken voor een vrijblijvend intake gesprek. Een organizing traject is mogelijk in het kader van je duurzame inzetbaarheidsuren of deskundigheidsbevordering (zie Zuydnet).

Zie ook andere e-mailtips