Tips voor het opschonen van mailmappen #slimwerken

Het helpt om vooraf met jezelf af te spreken hoe lang je geconcentreerd bezig gaat met het opschonen, periodes van 20 à 30 minuten zijn goed. Zet eventueel een timer. Neem tussen deze periodes even pauze en kijk naar iets anders dan naar je beeldscherm.

Open de betreffende mailbox.

Mailmappen

• Werk map voor map en begin bij de bovenste mailmap door jezelf af te vragen: “is deze map nog relevant/actueel?” Zo nee, kunnen ze dan helemaal weg of zet je ze in een verzamelarchief?
• Noteer de overblijvende relevante hoofdmappen allen per map op een geeltje. Rubriceer de geeltjes en maak – eventueel per rubriek/onderwerp – een volgorde van meest gebruikte map naar minst gebruikte map.
• Nummer de mappen, begin bij 10. Geef mappen die horen bij het onderwerp 10 een volgnummer 11 etc. Geef een volgende onderwerp nummer 20, een volgende onderwerp 30 enzo verder. Geef de minst gebruikte mappen (bv 99. Archief, 98. Persoonlijk/Privé, …) nummers in de 90. Deze zullen onderaan de volgorde verschijnen. Door de mappen te nummeren, geef jij aan welke mappen je altijd bovenaan wil hebben staan (i.p.v. het alfabet) en wordt je blik niet vervuild door de systeemmappen die je niet kunt verwijderen.
• Probeer niet meer dan 10 hoofdmappen te maken.
• Kijk of je mailmappenstructuur grotendeels aan kan sluiten op de mappenstructuur in je opslagomgeving.

Submappen

• Doe hetzelfde bij mailmappen die je actief gebruikt en die veel submappen bevatten.
  NB. Als een hoofdmap niet veel submappen bevat, hoef je de submappen niet perse te nummeren.

Leeg ALTIJD aan het einde van de sessie je prullenbak!!

Deze slimme tips zijn verzameld door Ester Foppen, zij is een professional organizer binnen Zuyd. Je kunt met haar een afspraak maken voor een vrijblijvend intake gesprek. Een organizing traject is mogelijk in het kader van je duurzame inzetbaarheidsuren of deskundigheidsbevordering (zie Zuydnet).

Zie ook andere e-mailtips