Werken met mailmappen #slimwerken

Je kunt op kun je op verschillende manieren werken met mailmappen.

 Actiegerichte mailmappen

• Cluster mails die een bepaalde activiteit van je vragen, bijvoorbeeld ‘nakijken’ of ‘declaraties afhandelen’: sleep ze naar een mailmapje met een passende naam (inclusief werkwoord) en plan in je agenda een moment om deze activiteit uit te voeren.
• Ontvang je veel mails die iets langer duren dan enkele minuten, dan kun je deze clusteren in een mailmapje ‘Kleine acties’. Plan in je agenda wekelijks een (half) uurtje om deze kleine acties achter elkaar uit te voeren. Of gebruik hier de tijd tussen twee lessen voor.

Archiefmap

• Maak één grote archiefmap aan, waar je alle mails naar toe sleept waar je geen actie meer op hoeft uit te voeren en die je om een of andere reden wil bewaren. Dit kan goed werken voor mensen die goed kunnen zoeken in Outlook. Extra tip hierbij is dat Outlook een tabblad Hulpmiddelen bij zoeken opent zodra je op het Zoek/vergrootglas klikt. Hiermee kun je nog gerichter zoeken.

Themamappen

• Gebruik (grotendeels) dezelfde mappenstructuur in je mail als in OneDrive. Je brein hoeft dan niet steeds om te schakelen. Let wel op dat je mogelijk niet alle mappen op beide locaties nodig hebt.
• Als je met mailmappen op onderwerp werkt, nummer deze dan. Geef de meest gebruikte map nummer 10, daarna 20 etc. Door te nummeren ben jij de baas over de volgorde, in plaats van de alfabetische volgorde die de computer aanhoudt. Actiegerichte mappen zoals Nakijken of Declaraties afhandelen (zie hiervoor) kun je nummeren met 01, 02 etc.

 

Deze slimme tips zijn verzameld door Ester Foppen, zij is een professional organizer binnen Zuyd. Je kunt met haar een afspraak maken voor een vrijblijvend intake gesprek. Een organizing traject is mogelijk in het kader van je duurzame inzetbaarheidsuren of deskundigheidsbevordering (zie Zuydnet).

Zie ook andere e-mailtips