Werken in een gezamenlijke mailbox #slimwerken

Werk je als secretariaat, examencommissie of andere commissie met een gezamenlijke mailbox? Dan is het handig om onderling afspraken hierover te maken en deze puntsgewijs vast te leggen. Hieronder enkele voorbeelden van afspraken die collega’s bij Zuyd al hebben ingevoerd.

• Spreek af wie op welke momenten van de dag de binnengekomen mails verwerkt; ze toekent aan personen, eventueel direct afhandelt, etc. Je kunt dit ‘maildienst’ noemen. Het voordeel is dat de ander(en) zich op die momenten kunnen richten op hun voorgenomen werkzaamheden en niet afgeleid worden door nieuwe mails.
• Werk met categorieën om te tonen wie een bepaalde mail oppakt. Spreek af of je allemaal voor elkaar die categorieën kunt toekennen, dat is handig als je met maildiensten werkt.
• Kijk samen welke kolommen in het leesvenster toegevoegde waarde hebben, verwijder die kolommen die geen nut hebben en voeg eventueel een kolom ‘Text’ toe waardoor je korte aanwijzingen over een mail aan elkaar kunt schrijven.

Deze slimme tips zijn verzameld door Ester Foppen, zij is een professional organizer binnen Zuyd. Je kunt met haar een afspraak maken voor een vrijblijvend intake gesprek. Een organizing traject is mogelijk in het kader van je duurzame inzetbaarheidsuren of deskundigheidsbevordering (zie Zuydnet).

Zie ook andere e-mailtips