Werken in een gezamenlijke mailbox #slimwerken

15 februari 2017

Werken in een gezamenlijke mailbox #slimwerken

Werk je als secretariaat, examencommissie of andere commissie met een gezamenlijke mailbox? Dan is het handig om onderling afspraken hierover te maken en deze puntsgewijs vast te leggen. Hieronder enkele voorbeelden van afspraken die collega’s bij Zuyd al hebben ingevoerd.

  • Spreek af wie op welke momenten van de dag de binnengekomen mails verwerkt; ze toekent aan personen, eventueel direct afhandelt, etc. Je kunt dit ‘maildienst’ noemen. Het voordeel is dat de ander(en) zich op die momenten kunnen richten op hun voorgenomen werkzaamheden en niet afgeleid worden door nieuwe mails.
  • Werk met categorieën om te tonen wie een bepaalde mail oppakt. Spreek af of je allemaal voor elkaar die categorieën kunt toekennen, dat is handig als je met maildiensten werkt.
  • Kijk samen welke kolommen in het leesvenster toegevoegde waarde hebben, verwijder die kolommen die geen nut hebben en voeg eventueel een kolom ‘Text’ toe waardoor je korte aanwijzingen over een mail aan elkaar kunt schrijven.

Deze slimme tips zijn verzameld door Ester Foppen, zij is een professional organizer binnen Zuyd. Je kunt met haar een afspraak maken voor een vrijblijvend intake gesprek. Een organizing traject is mogelijk in het kader van je duurzame inzetbaarheidsuren of deskundigheidsbevordering (zie Zuydnet).

Zie ook andere e-mailtips

 

Eén reactie op “Werken in een gezamenlijke mailbox #slimwerken”

  1. MailFlowr schreef:

    https://MailFlowr.nl – De software voor het optimaal gebruiken van gedeelde mailboxen binnen uw organisatie of teams

    Zie in één oogopslag hoeveel emails er nog wachten op antwoord. Organiseer en prioriteer emails door ze toe te kennen aan teamleden en notities of labels toe te voegen.
    Als meerdere medewerkers in de zelfde gedeelde mailbox werken (bijv. info@ of sales@) is vaak het overzicht al snel weg, met als gevolg dat e-mails (te) lang blijven liggen, historie niet bekend is, niet duidelijk is wie de mail in behandeling heeft en e-mails dubbel of helemaal niet beantwoord worden.

    Mailflowr zorgt er voor dat dit verleden tijd is. Het is de software voor het werken met gedeelde (team) mailboxen. Doordat u e-mails kunt toewijzen aan collega’s weet u precies wie welke mail in behandeling heeft. D.m.v. notities kunt u mails aanvullen met (interne) informatie. Workflows zorgen er voor dat de e-mail stroom automatisch bepaalde stappen doorlopen (toewijzen, automatisch antwoorden, reminders zetten). Via rapporten krijgt in inzicht in de statistieken (aantal mails, tijd openstaand, response tijden, enzovoort).

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.